Digitalizar es una brisa con KYOCERA Capture Manager.
What is KYOCERA Capture Manager?
KYOCERA Capture Manager (KCM) prepara su negocio para el comienzo de su viaje de digitalización. KCM es una solución diseñada para eliminar la dificultad de la captura manual y la distribución de datos para que pueda evitar errores humanos y pérdidas de tiempo. Esto se logra creando un flujo de trabajo personalizado para su negocio. Con las reglas correctas implementadas, la información capturada está disponible y accesible para los grupos adecuados en su organización. KCM permite el escaneo descentralizado, por lo que puede utilizar sus productos y equipos multifuncionales existentes para el escaneo interno -la subcontratación se convierte en cosa del pasado. Con KCM, el escaneo complejo y tedioso se vuelve simple y directo. Vea cómo KCM puede digitalizar su mundo del papel.
¿Cómo Trabaja KYOCERA
Capture Manager?
En el entorno de oficina típico, encontrará documentos importantes en varios formatos: correos electrónicos que contienen archivos PDF, facturas impresas, notas de reuniones escaneadas desde su PC, etc. KYOCERA Capture Manager tiene la capacidad de procesar todo tipo de documentos y hacer que la información que contienen esté disponible para sus equipos y negocios. KCM garantiza que sus datos sean legibles, accesibles para todo el equipo y enrutado a las personas adecuadas. Su información también se puede preparar en un formato que se alinee con sus diferentes negocios, finanzas y Planificación de sistemas empresariales.
Su información también
puede ser preparada en un
formato que sea de fácil
lectura y accesible para
tus diferentes sistemas
comerciales.
Resolviendo los Problemas del
Entorno Empresarial Moderno
Probablemente haya notado que está recibiendo una mayor cantidad de documentación digital en su negocio, con correos electrónicos, facturas, hojas de cálculo y otros tipos de documentos relacionados con el negocio … y a medida que las empresas continúan avanzando con transformación digital, esta tendencia va a continuar.
Puede resultar muy difícil administrar y procesar todos estos documentos, especialmente porque provienen de diversas fuentes y en varios formatos, tanto digitales como en papel.
KYOCERA Capture Manager hace que esto sea mucho más fácil al convertir estos documentos a un formato que sus sistemas informáticos procesan fácilmente, reduciendo así el tiempo que suele llevar capturar esta información y optimizar su proceso de negocio.
KYOCERA Capture Manager hace esto cambiando lo que se conoce como ‘datos no estructurados’ (información que requiere interpretación humana) en ‘datos estructurados’ (datos que los sistemas de TI pueden interpretar fácilmente) para que el contenido de los documentos pueda ser reconocido y transmitido a los sistemas de negocio.
Esta conversión automática de datos no estructurados en datos estructurados ayuda a optimizar la captura de datos para las organizaciones que reciben una gran cantidad de documentos. Es un proceso automatizado que reduce el tiempo dedicado a la identificación y captura de información.
¿Cuál es el Papel de
KYOCERA Capture Manager?
Al recibir información, se recibe en una amplia gama de formatos y diseños. Desde una hoja de papel, un recibo digital o una factura escrita a mano, puede resultar difícil recopilar toda la información en un solo lugar.
Ahí es donde entra en juego KCM. El software hace posible reunir una amplia variedad de información en un solo lugar, uniendo información estructurada y fácil de procesar con datos no estructurados y desorganizados de diversas fuentes.
Mientras que esto normalmente requeriría horas de personal capacitado y horas de tiempo, que podrían emplearse mejor
en otro lugar, con KCM la tarea se puede completar de forma automática, eficiente y rápida, distribuir información directamente a miembros del personal correspondiente.
KYOCERA Capture Manager escanea todos sus documentos y datos, convirtiéndolo todo en un flujo de datos simple y fácil de leer y después lo entrega a los sistemas comerciales requeridos donde su equipo puede poner a trabajar la información capturada.
Tipos de Contenido
KCM utiliza varias fuentes de contenido para extraer información valiosa para tu negocio. Puede funcionar con una variedad de métodos de entrada que incluyen carpetas, aplicaciones móviles *, navegadores web *, correos electrónicos y MFP de Kyocera para convertir los datos sin procesar en información fácilmente procesada.
Más allá de los datos electrónicos, KYOCERA Capture Manager también puede trabajar con escritura a mano *, hFormularios* y códigos de barras * para capturar información que normalmente tardaría horas en procesarse.
¿Le preocupa que todavía necesite un empleado para comprobar qué datos se envían a sus sistemas?
Durante la configuración de un flujo de trabajo de captura, tiene la capacidad de asegurarse de que se muestre una vista previa del documento original y los datos capturados a usuarios específicos para permitir la corrección si se especifica.
Luego, el sistema se pone a trabajar y puede distribuir la información a una variedad de destinos de salida; a opciones simples como carpetas y correos electrónicos, pero también servicios de almacenamiento en línea como Google Drive, OneDrive for Business *, SharePoint * y bases de datos OBDC.
*Función disponible con KYOCERA Capture Manager Pro.
Características Clave de
KYOCERA Capture Manager
Gestión de usuarios y control de acceso – Los administradores pueden administrar usuarios y controlar el acceso a los flujos de trabajo de escaneo. El administrador también puede administrar usuarios con KYOCERA Net Manager * o Active Directory (AD).
* Software de impresión de seguridad y control de costos de Kyocera.
Agregue una firma digital * para evitar alteraciones – Para proteger los documentos escaneados y evitar alteraciones, se puede adjuntar una firma digital a sus documentos escaneados.
* Solo compatible con KYOCERA Capture Manager Pro
Clasifique y corrija el texto extraído de manera eficiente – Los textos que se reconocen y extraen de las áreas preestablecidas se pueden cotejar con la imagen original y corregirse cuando sea necesario. Al agregar una tarea de validación a un flujo de trabajo de escaneo, los operadores recibirán una notificación para verificar un documento cuando sea necesario.
Salida de metadatos para sistemas de terceros – KYOCERA Capture Manager permite la integración con sistemas de terceros, lo que permite la recopilación automatizada de metadatos. Por lo general, esto incluiría información importante como los datos extraídos (formato XML) del reconocimiento de
datos o datos relacionados con el proceso, como nombres de archivos de entrada / salida, tiempos de procesamiento o procesamiento de resultados.
Admite varios métodos de entrada de datos y destinos de salida – Los datos se pueden ingresar desde las siguientes fuentes, MFP, correo electrónico, carpetas designadas, un navegador web y la aplicación móvil KYOCERA Capture Manager. En cuanto a los destinos de
salida, además de las carpetas y el correo electrónico, también puede enrutar sus datos a servicios de almacenamiento en línea, como Google Drive, OneDrive for Business * o SharePoint *.
* Solo compatible con KYOCERA Capture Manager Pro. OneDrive for
Business y SharePoint se pueden configurar como destinos de salida.
Admite varios procesos de corrección de imágenes – Los siguientes procesos de corrección de imágenes están disponibles en KYOCERA Capture Manager: Rotar, enderezar, eliminar bordes, eliminar páginas vacías, eliminar espacios en blanco, eliminación de puntos, eliminación de perforaciones, eliminación de líneas, eliminación de manchas, binarización de imágenes, invertir color y rotación automática. Los procesos de corrección de imágenes que se agregan a su flujo de trabajo de escaneo se ejecutarán de forma automática.
Reconocer y extraer datos de la hoja de marca / código de barras / escritura a mano – Los caracteres impresos a máquina, los caracteres escritos a mano * 1, los códigos de barras * 2 y otros tipos de información pueden ser reconocidos y extraídos por KYOCERA Capture Manager.
*¹ Solo compatible con KYOCERA Capture Manager Pro.
*² El código de barras permite dividir archivos.
Design scan workflows – Los administradores pueden utilizar Workflow Designer para diseñar sus propios flujos de trabajo de escaneado. Puede configurar sus métodos de entrada de datos, corrección de imágenes, reconocimiento de datos, extracción de datos y distribución de datos extraídos. Su flujo de trabajo se puede diseñar en un tiempo mínimo con la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
¿Qué Ofrece KYOCERA Capture
Manager a tu Empresa?
Mejor Asignación de Recursos
CLa captura de datos es una de las partes más laboriosas de cualquier función, pero con KYOCERA Capture Manager no es necesario. En lugar de pasar horas ingresando datos, su equipo puede comenzar a trabajar en otros proyectos mientras KYOCERA Capture Manager se encarga de la tarea de captura.
Asignar Datos a Personas Relevantes al Instante
KYOCERA Capture Manager convierte sus archivos en datos que su estación de trabajo digital puede leer fácilmente y luego distribuye esa información directamente a los miembros apropiados del equipo, eliminando así la necesidad de que los documentos se distribuyan en la oficina a mano o en una cadena de correos electrónicos.
Mejora la Eficiencia y Acelera los Procesos
Cuando los documentos llegan a su empresa y requieren una acción urgente, es posible que los documentos tarden algún tiempo en llegar a las manos adecuadas. KYOCERA Capture Manager garantiza que este no sea el caso, capturando la información de inmediato y enviándola directamente a las partes relevantes para acelerar el proceso comercial y permitiéndole aumentar la eficiencia mientras asegura que su equipo pueda reaccionar rápidamente a los problemas.
Proporciona los elementos Básicos para Realizar Búsquedas Digitales
Cada documento recibido por KYOCERA Capture Manager se guarda como una imagen digital que se almacena en el servidor o en un gestor de contenido empresarial. Esto le permite buscar rápida y fácilmente en los documentos e identificar los archivos que está buscando sin tener que buscar entre montones de papeleo o gabinetes en la oficina.
KYOCERA Capture Manager en
Diferentes Entornos de Trabajo
La Oficina de Legal
En el sector legal, los profesionales están acostumbrados a lidiar con montones de papeles, incluidos contratos de clientes, facturas e información de cuentas, a menudo sin una copia digital. A menudo se requiere que el personal de administración vuelva a escribir estos documentos para que puedan editarse y compartirse con otros usuarios y miembros del equipo. Cuando se implementa KCM, el proceso de conversión de imágenes en información editable se realizará automáticamente y se pueden reformatear para adaptarlas a sus necesidades. También puede mover el proceso un paso más allá y obtener la distribución automática del documento a la persona que debe trabajar en él.
La Oficina de Logística
Las empresas del entorno logístico están perfectamente posicionadas para lograr mejoras de productividad con KYOCERA Capture Manager. En un proceso comercial de logística típico, el departamento de cuentas no tiene más remedio que esperar hasta que un conductor regrese con las notas de entrega firmadas para procesar las facturas. Esto genera más complicaciones que ralentizan el proceso y reducen la eficiencia en toda la organización. Esto significa que el equipo debe capturar manualmente todos los datos y luego consolidar la información para determinar si falta alguna nota de entrega. Con la introducción de KCM, este proceso ocurre de forma automática e instantánea, pasando información directamente al sistema de contabilidad de la empresa y resaltando cualquier nota que pueda faltar, acelerando así una de las partes más laboriosas del proceso de facturación.
El Servidor de Correos
El servidor de correo de cualquier oficina es el centro del procesamiento de datos, y los empleados deben verificar cada pieza de correo o documentos entrantes individualmente y asignarlos al miembro del personal o al departamento correspondiente. En algunos casos, cada pieza debe abrirse y evaluarse individualmente. Eso es todo antes de que el correo se entregue en mano. Para evitar un proceso de entrega tan largo, desde que lo entregan en la puerta principal de su oficina hasta que aterrizan en el escritorio correcto, KYOCERA Capture Manager puede automatizar todo el sistema de una manera
eficiente y precisa. El equipo del servidor de correo recibirá todos los documentos entrantes y luego los escaneará a través de KCM. Luego, KCM evaluará los datos de los documentos escaneados, determinará qué tipo de documento es y luego distribuirá el documento en forma digital a las personas relevantes, de acuerdo con las reglas comerciales que se hayan recibido de la empresa. KCM también tiene la capacidad de tomar la información capturada y enviarla directamente a un sistema financiero, lo que permite la entrada directa y elimina la captura manual de cualquier información financiera.
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